Máme pro tebe dvě techniky, které můžeš využívat každý den a tvoje produktivita se zvýší.
Není sranda donutit se pracovat nebo učit, obzvlášť když na tebe mobil střílí jedno upozornění za druhým a tvůj mozek si neustále říká, jaká videa si pro tebe připravili lidi na TikToku. Tyhle dvě techniky ti pomůžou zlepšit focus, stihnout úkoly v termínu a získat víc času, klidně na sledování TikToku (nesoudíme, scrollujeme taky).
Každá z nich ti pomůže už sama o sobě, doporučujeme ale vyzkoušet i jejich kombinaci. Je neprůstřelná, pokud nestíháš, máš hodně úkolů nebo to prostě chceš zabalit dřív a užít si volné odpoledne.
Rozděl svůj čas na rajčata
Technika pomodoro dostala jméno podle kuchyňské minutky ve tvaru rajčete, na které ji testoval Francesco Cirillo v roce 1980. Její použití je jednoduché, stačí ti časovač (v mobilu nebo třeba právě minutka), papír a tužka, případně jejich digitální alternativa.
Nejdřív sepiš, na čem potřebuješ pracovat, vyber si první z úkolů a nastav časovač na 25 minut. Během nich vypni veškerá upozornění a nevěnuj pozornost ničemu jinému než svému úkolu. Když tě něco vyruší, jen si myšlenku rychle poznamenej. Ideálně tužkou na papír, abys nemusel*a brát telefon do ruky.
Časovač zacinkal? Na papír nakresli značku a dej si pět minut pauzu. Odskoč si, udělej si kávu, čaj nebo sněz kousek ovoce. Můžeš se taky krátce protáhnout, ale zkus se i během pauzy vyhnout sociálním sítím nebo mailům. Po pěti minutách znovu nařiď minutku na 25 minut a celý proces zopakuj, dokud nebudeš mít na papíře čtyři čárky.
V tu chvíli máš jeden „set“ za sebou a můžeš si dopřát delší pauzu na 15 až 30 minut. Využij ji třeba k delšímu protažení, jdi se projít, zkontroluj sociální sítě nebo zavolej kamarádům. Zkus ale aspoň deset minut strávit mimo pracovní stůl, tvé hlavě to pomůže k odpočinku.
Největší síla této techniky spočívá v kombinaci časových úseků, kdy se plně soustředíš, a krátkých přestávek. Díky tomu máš prostor na odpočinek a tvoje hlava se „nepřevaří“. Navíc je snadnější donutit se něco dělat, pokud před sebou nevidíš hromadu úkolů, ale jenom 25 minut práce, než přijde pauza. Pomodoro ti pomůže pracovat i na náročnějších úkolech, poprat se s prokrastinací a dlouhodobě dokáže zlepšit i tvůj odhad na to, kolik času ti který úkol zabere.
Častou chybou při používání této techniky je až přílišné respektování pravidel. Nezapomeň se poslouchat, a pokud vidíš, že se vydržíš soustředit jen 15 minut, pracovní úseky si zkrať. Můžeš je i o něco prodloužit, a pokud ti budík zazvoní uprostřed myšlenky, klidně ji dokonči. Jenom dávej pozor, ať se neztratíš v těch dalších. Respektovat pauzy je totiž dlouhodobě důležité.
Rozvrh jako na základce
Parkinsonův zákon říká, že každá práce zabere přesně tak dlouho, kolik na ni máš času. Timeblocking (nebo také timeboxing, případně time chunking) těží právě z této myšlenky a spočívá v rozmisťování dílčích deadlinů v kontextu celého dne. V historii ho využíval například Benjamin Franklin, Bill Gates a v extrémní podobě také Elon Musk.
Na rozdíl od klasického to do listu se ale nezaměřuje na počet úkolů, které je potřeba splnit, ale na respektování časových úseků, které se jim rozhodneš věnovat. Používání timeblocking techniky je jednoduché, i když vyžaduje o trochu víc plánování než pomodoro.
Naházej úkoly na konkrétní den na hromadu a rozděl je do kalendáře, podobně jako kdybys tvořil*a rozvrh hodin. Kromě úkolů zapiš i bloky, kdy budeš mít přestávku (na oběd, ale i pravidelné krátké pauzy), a vymez si také čas na vyřizování mailů, administrativu nebo nečekané úkoly a „prosbičky“ od tvých spolupracujících.
Ke svému kalendáři pak přistup stejně jako ke zmíněnému rozvrhu hodin. Pracuj co nejsoustředěněji můžeš a co stihneš, to stihneš. Hlavní výhoda timeboxingu je, že budeš mít dokonalý přehled o tom, jak dlouho ti která práce trvá, a naučíš se rozplánovat si den, případně týden tak, že ti bude (většinou) všechno vycházet. Osvojíš si přemýšlet o čase, a ne o úkolech, díky čemuž nebudeš mít tendenci zůstávat v práci déle a pořád „něco dohánět“.
Na svůj odhad si dávej pozor už od začátku a bedlivě sleduj, kolik času úkolu doopravdy věnuješ. Když se ti bude pravidelně stávat, že časový úsek uplynul a ty jsi v polovině úkolu, prostě ten úsek příště (nikoliv teď, pokud termín doopravdy nehoří) prodloužíš.
Experimentuj a vyzkoušej si, kdy se ti pracuje lépe na kreativních úkolech, kdy na mechanických, a pokud můžeš, přizpůsob tomu svůj rozpis. Timeboxing je od toho, abys ho respektoval*a, zároveň se ale dá upravovat, jakkoliv budeš potřebovat.
Techniky jsou tu pro tebe, ne naopak
Přestože ti každá z technik samostatně pomůže v optimalizaci času a díky důrazu na pauzy i jako prevence před vyhořením, dobře fungují také v kombinaci. Svůj den si totiž můžeš rozdělit na jednotlivé bloky, během kterých budeš pracovat podle pomodoro techniky. Ta ti pomůže se soustředěním v jednotlivých úsecích a budeš díky ní víc myslet na odpočinek.
Nezapomínej, že techniky jsou k tomu, aby pomáhaly tobě. Zkus je co nejvíc respektovat, ale nenechávej se jimi ovládnout. Na některé úkoly pomodoro využiješ, jinde ti bude spíš překážet. Stejně tak se ti mohou protáhnout schůzky a nezapadat do tvého rozkouskovaného dne. Neboj se kdykoliv cokoliv pozměnit, přestat používat nebo přizpůsobit svým preferencím, nakonec je to totiž vždycky na tobě.
