Jak stíhat více za kratší dobu. Tyto techniky ti pomohou nakládat s časem efektivně

Time management je v dnešní době taková kouzelná formule, o jejíchž účincích mnozí pochybují. Sice se o něm hodně mluví, ale stejně všichni pořád řešíme, že nám nezbývá čas. Chytré hlavy ze všech koutů světa se za nás zamysleli nad tím, jak bychom mohli zvládání povinností co nejvíce zefektivnit. V důsledku toho vzniklo hned několik metod, které lidem pomáhají každodenní nálož úkolů zvládat. My jsme je rozdělili do skupin, aby pro tebe bylo snazší najít tu správnou vzhledem k tomu, jaký způsob práce či studia ti vyhovuje. To, že někdo úspěšně praktikuje „pomodoro“, totiž ještě neznamená, že je to správná cesta i pro tebe.

Najdi, co pro tebe funguje

Spousta lidí se dopouští té chyby, že se křečovitě drží jednoho známého pravidla, aniž by jim doopravdy pomáhalo. Pravdou je, že každý člověk funguje trochu jinak a potřebuje k soustředění odlišné stimuly. Pokud máš přirozené organizační schopnosti, nebude ti dělat problém stanovení priorit, ale můžeš ztroskotat na tom, že se nezvládneš naplno soustředit. Nebo jsi člověk, který má sebedisciplínu, ale stejně je zavalený deadliny, protože si neumí zorganizovat práci. To hlavní, co musíš udělat, aby byl tvůj to-do list na konci dne odškrtaný, je najít techniku, která řeší právě tvůj problém.

Velkou roli hraje také nastavení mantinelů v tom, do jaké míry se necháš vyrušovat e-maily či notifikacemi, pořádek, jaký máš na stole i v počítači, ale vlastně i to, jak funguje samotný počítač. Jestli něco dokáže opravdu spolehlivě zdržovat, je to technika, která není naladěná na tvou pracovní flow a v nejméně vhodnou chvíli se začne aktualizovat nebo úplně zamrzne. Zbytečnému rozčilování a prostojům předejdeš s notebookem MSI Modern 15 A5M-265CZ, který ti se svým 6jádrovým procesorem AMD Ryzen 5 5500U a 16GB RAM zajistí prostor pro plynulou práci. Díky baterii, která vydrží 10 hodin v provozu, a lehkému provedení je ideální i na cesty. V rámci MSI Black Friday ho navíc pořídíš za 14 999 Kč.

Pokud potřebuješ výkonnější počítač, sáhni po jednom z herních modelů MSI. Zvládnou i náročnější programy a po práci si s nimi můžeš dopřát game night. Také herní notebooky Katana, Alpha, Vector i nejvýkonnější Titan koupíš v rámci MSI Black Friday do 30. listopadu za zvýhodněné ceny. S kvalitním notebookem budeš mít základ v podobě spolehlivého vybavení, teď už jen odhalit tajemství jednotlivých technik.

Tvůj problém: Neumíš si stanovit priority

V honbě za stíháním školy, práce, koníčků i domácnosti se zapomínáme zastavit a zamyslet se nad tím, jestli potřebujeme všechny úkoly stihnout hned teď, a posoudit, které z nich jsou opravdu důležité. Nebo to víme, ale záměrně je odkládáme, protože se nám do nich nechce. Následující metody ti pomohou nastavit si priority a soustředit se na podstatné věci, ať už je to pro tebe práce, škola, nebo cokoliv jiného.

ABC

Metoda ABC je stejně jednoduchá jako její název. Vychází z Paretova pravidla, které říká, že 80 % výstupů tvoří 20 % vstupů. Volně přeloženo: měli bychom se soustředit na těch 20 % činností, které nám přinesou 80 % výsledků. K tomu je potřeba rozdělit denní úlohy podle důležitosti na:

• A – naléhavé a velmi důležité (např. dokončit prezentaci na dnešní pracovní meeting)
• B – velmi důležité, ale zatím nenaléhavé (napsat další kapitolu do diplomky, kterou odevzdáváš na konci školního roku)
• C – nejméně důležité a nenaléhavé (koupit si nové tenisky, protože je Black Friday)

Ke každému z písmen si rozepíšeš konkrétní úlohy podle kritérií. Rozdělení úkolů můžeš najít i v jiných variacích, někdy se používají písmena ABCD, když je potřeba, tak i ABCDE. 

Eisenhowerův princip

O něco dál posunul plánování úloh bývalý americký prezident Dwight Eisenhower, který se zabýval nejen tím, jak podstatné je, aby byl úkol zpracovaný s ohledem na možné důsledky, ale také otázkou, jak rychle je nutné ho vyřešit. Na základě toho vytvořil matici rozdělenou do čtyř kvadrantů, kam se jednotlivé úkoly zapisují.

Matice obsahuje úkoly:

• Naléhavé a důležité – je potřeba je co nejdříve osobně vyřešit.
• Naléhavé a nedůležité – je nutné je vyřešit, ale může to za tebe udělat někdo jiný. Snaž se je delegovat.
• Důležité a nenaléhavé – úkoly, které jsou klíčové v dlouhodobém horizontu. Nejsou urgentní, ale jejich řešení je potřeba naplánovat.
• Nedůležité a nenaléhavé – věci, které ti přes den pouze zabírají čas. Pokud toho máš hodně, bude nejlepší je rovnou smazat.

Tvůj denní plán pak může vypadat například takto:

Tvůj problém: Dělá ti potíže udržet pozornost

Notifikace, kolegové, nástrahy internetu, chuť na kávu. To všechno odvádí tvou pozornost od práce či studia. Výzkumy se shodují, že jsme schopni udržet plné soustředění pouze po určitou dobu. Jednoduchým důkazem je pokles pozornosti, který ucítíš, když se budeš snažit plnit jeden úkol za druhým bez odpočinku. Společnou myšlenkou následujících technik je úlohy časově ohraničit a dopřát si mezi nimi alespoň krátký relax.

Pomodoro

Jednou z nejznámějších technik na koncentraci je pomodoro. Její autor Francesco Cirillo během vlastního studia na vysoké škole zjistil, že největšího soustředění dosahuje, když si produktivní čas rozdělí do kratších časových horizontů. 

Postup při aplikování techniky pomodoro by měl být následující:

1. Vyber si úkol, který je potřeba splnit, a udělej vše proto, ať se na něj můžeš plně soustředit. Může to být pracovní úloha nebo látka, kterou se potřebuješ naučit.
2. Na plnění úkolu pracuj 25 minut, následně si dej 5 minut pauzu.
3. Tento cyklus opakuj čtyřikrát. Po čtvrtém cyklu následuje delší pauza, která trvá 15 až 30 minut.

V praxi však mnoho lidí zjistilo, že jim nevyhovuje pracovat po takto malých časových úsecích. Pokud se zabereš do učení nebo děláš kreativní práci a dostaneš se do flow, pravděpodobně tě zazvonění budíku po necelé půlhodině příliš nepotěší. Výzkum společnosti DeskTime navíc ukázal, že po tom, co se v důsledku pandemie kvůli home officům změnily pracovní zvyklosti, vyhovuje lidem nejvíce kombinace 112 minut práce a 26 minut přestávky. Konečná volba časového intervalu je však na tobě, důležité je především jeho dodržování.

Timeboxing

Na podobném principu funguje metoda zvaná timeboxing, která spočívá v rozdělení dne na menší časové úseky vyplněné konkrétními úkoly. Například pokud ti jeden úkol zabere přibližně hodinu, rozdělíš si osmihodinovou pracovní dobu na sedm úseků, mezi kterými vždy následuje pauza. Problém může nastat v případě, že se ti nepodaří přesně odhadnout čas, který ti úkol zabere. Za to se však nemusíš trestat, prostě ho jen zahrň do programu na další den. 

Tvůj problém: Jsi „rozlítaný“ člověk

Pokud tvůj denní program zahrnuje schůzky mimo kancelář nebo přejíždění mezi školou a prací, nejspíše ti nebudou výše zmíněné metody stačit. Jednou z možností je aplikovat multitasking, ale tento na první pohled užitečný nástroj má mnoho úskalí. Mezi největší patří to, že se nikdy stoprocentně nesoustředíš na jednu činnost, což se odráží na výsledcích. Klíčem není dělat více věcí najednou, ale dobrý plán.

Metoda GTD

Právě na sestavení dobrého denního plánu se soustředí metoda getting things done amerického kouče Davida Allena. Podle něj bychom si měli každý úkol a myšlenku zaznamenávat, abychom na ně později nezapomněli. Z poznámek se následně sestaví seznamy úkolů vytříděné podle místa, kde je potřebujeme splnit. Například pokud máš na svém seznamu schůzku v bance a nákup na večeři, vyřídíš je najednou, protože vracet se znovu do města by bylo neefektivní. Po cestě v tramvaji pak můžeš odpovědět na e-mail atd. Díky tomu na nic nezapomeneš a využiješ dobře svůj čas.

Jak u metody GTD, tak u všech dalších zmíněných technik platí, že je nemusíš brát doslova. Pracovní program si uprav podle vlastních potřeb a aplikuj postup, který ti bude nejvíce vyhovovat. Jakmile objevíš ten správný, bude pro tebe zvládání úkolů o něco snadnější. A když si k tomu pořídíš výkonného pomocníka od MSI, půjde to úplně samo. Nezapomeň, že do konce listopadu jsou notebooky za zvýhodněnou cenu.