Nefunguje přístupová karta, nový kolega nemá první den notebook a končí smlouva, o které nikdo neví? Hledáme člověka, díky kterému věci prostě fungují.
Kdo jsme?
Vybudovali jsme značku, web, firmu, která produkuje obsah, nabízí služby a akce (zatím) napříč Českem, Slovenskem a Maďarskem a oslovuje více než 2 miliony lidí měsíčně. Každý den tvoříme obsah, videa, sociální sítě, produkty a komerční projekty pro mladé publikum. Spolupracujeme s největšími značkami a pohybujeme se v kultuře, hudbě, módě, technologiích i ve společenských tématech. Zároveň hledáme nové způsoby, jak Refresher dál rozvíjet jako značku i jako business.
V Česku jsme tým 30+ lidí napříč Contentem, Socials, Videem, Sales, Agency, Trafficem, Designem a dalšími funkcemi.
Jsme sharp, but smart. Máme vlastní názor a nebojíme se výrazných věcí, ale děláme je kvalitně a s respektem. A čím víc firma roste, tím důležitější je mít člověka, který drží pohromadě její každodenní fungování.
Koho hledáme a proč?
V každé firmě existují desítky věcí, které vypadají jako detail. Dokud se nepokazí. Úklid nefunguje. Chybí faktura. Dodavatel čeká na odpověď. V zasedačce není nic připravené. Office postupně začne vypadat jako prostor, o který se vlastně nikdo nestará.
Do českého Refresheru proto hledáme Office Managera*ku, který*á převezme ownership nad tím, aby každodenní provoz officu a firmy fungoval spolehlivě, profesionálně a bez zbytečného chaosu.
Nejde o recepci. Nejde o studentskou výpomoc. Nejde ani o člověka, kterému budeme každý den psát seznam úkolů. Hledáme někoho, kdo vidí, co je potřeba, vezme si to za své a dotáhne to.
Nevadí ti, že jeden den řešíš smlouvu, druhý dodavatele, třetí onboarding nového kolegy a čtvrtý vymýšlíš, co udělat s prázdnou stěnou v office? Pak čti dál.
Je pro nás důležité, aby tvá životní vize a mise byla v souladu s našimi firemními hodnotami, ty najdeš tady.👇
Co budeš dělat?
- Podporovat Country Heada a leadership. Ne jako osobní asistent*ka, ale jako člověk, kterému může leadership předat konkrétní operativní problém (booking, cestovní logistika, podklady, dodavatelé, rešerše, menší provozní projekt, follow-up) a očekávat, že se vrátí s výsledkem. Místo „Co s tím mám dělat?“ ideálně přijdeš s „Zjistil*a jsem tyhle možnosti. Doporučuji variantu B, protože…“
- Převzít část administrativy od People týmu. Příprava smluv, dodatků, dohod a NDA podle schválených vzorů, evidence smluv a jejich expirací, výkazy práce, evidence pracovních hodin, interní tabulky a kompletace podkladů. O hiringu, performance ani odměňování rozhodovat nebudeš, ale díky tobě bude administrativní část těchto procesů fungovat správně a včas.
- Držet praktický onboarding a offboarding. Nový člověk nemá první den zjistit, že nemá kartu, notebook nebo pracovní místo. Před nástupem zajistíš vybavení, techniku (ve spolupráci s IT), přístupy, kartu, pracovní místo, dokumenty a základní office info. Při odchodu pohlídáš vrácení techniky, karet a uzavření evidencí. People drží people onboarding, hiring manager odborný, ty provozní.
- Komunikovat s účetním a držet provozní finance v pořádku. Faktury, účtenky, chybějící doklady, provozní náklady, firemní karty, expense proces, Bolt Business a běžná komunikace s účetním. Potřebujeme, aby se na konci měsíce nehledaly doklady po Slacku a soukromých zprávách.
- Hlídat smlouvy a dokumentaci. U provozních a standardních dokumentů budeš mít přehled, co máme podepsané, kde to je, kdy to končí, jaká je výpovědní lhůta a kdo musí udělat další krok. Nemusíš být právník*čka, jen zajistíš, aby se důležitý termín neztratil.
- Ownovat každodenní fungování office. Budeš hlavním kontaktním bodem pro provozní témata českého office: úklid a jeho kvalita, kuchyňka a meeting roomy, občerstvení a zásoby, hygienické a kancelářské potřeby, drobné opravy, facility problémy, přístupové karty, parkování, komunikace se správou budovy i dodavatelé a služby. Nečekáme, že problém jen přepošleš dál. Ideální postup je: zjistím, co se stalo, najdu možnosti, vyberu doporučení, vyřeším to.
- Starat se o to, jak office vypadá. Je to místo, kde trávíme velkou část týdne a kam chodí kolegové, kandidáti, klienti i partneři. Budeš řešit obrazy a umění, rostliny a zeleň, drobné interiérové prvky, meeting roomy, vstupní prostor, prezentaci merchu a celkový vizuální dojem. Nemusíš být interiérový designér*ka, ale poznáš, když něco nevypadá dobře, a máš potřebu s tím něco udělat.
- Řídit dodavatele a objednávky. Od úklidu přes kávu až po drobné vybavení. Budeš hledat dodavatele, porovnávat nabídky, objednávat, kontrolovat kvalitu, řešit reklamace, vyjednávat podmínky a hlídat náklady. Nechceme objednávat stejnou věc dalších pět let jen proto, že to tak vždy bylo. Pokud najdeš lepší řešení, chceme o něm vědět.
- Administrativně držet benefity. Komunikace, distribuce, objednávky, evidence, komunikace s dodavateli a řešení praktických problémů. People tým rozhoduje, jaké benefity máme. Ty zajistíš, že reálně fungují.
- Organizovat interní akce. Team breakfast, narozeniny, Christmas party, teambuilding, leadership offsite a další setkání. Podle rozsahu vyřešíš venue, rezervace, dopravu, catering, komunikaci, budget i vyúčtování. U větších projektů ti pomůže know-how našeho Event Managera.
Co naopak nebude tvoje práce?
Nechceme vytvořit pozici „člověk na všechno“. Nebudeš People Partner, HR Manager, účetní, právník, IT Manager, osobní asistent Country Heada, recepční, Event Manager externích Refresher eventů, interiérový designér ani Brand Manager. U těchto oblastí ale můžeš být důležitým provozním partnerem.
Jasný ownership je pro nás důležitější než to, aby jeden člověk dělal úplně všechno.
Co z tebe u nás dělá skvělého Office Managera nebo Managerku?
- jsi opravdu samostatný*á a dotahuješ věci,
- máš rád*a pořádek a používáš systém, ne paměť,
- umíš prioritizovat a všímáš si detailů,
- dokážeš jednat s dodavatelem a nebojíš se zvednout telefon,
- umíš si zjistit informace a když nevíš, nejdřív se pokusíš najít řešení,
- dokážeš nastavit hranice a zachováš diskrétnost,
- jsi komunikativní, praktický*á a proaktivní,
- žiješ naše hodnoty.
A především: potřebujeme člověka, kterému můžeme něco předat a přestat to držet v hlavě.
Požadované schopnosti a zkušenosti:
Hledáme člověka, který už má pracovní zkušenost a ví, jak vypadá odpovědnost za vlastní agendu. Dobrý provoz není o tom „nějak to zařídit“, ale o tom, že se na tebe ostatní mohou spolehnout.
Ideálně máš zkušenost s některými z těchto oblastí:
- office management, operations, executive support nebo administrativní role,
- práce s dodavateli, procurement a objednávky,
- faktury a náklady,
- smluvní administrativa,
- onboarding / offboarding,
- interní eventy a project management,
- Google Workspace, Google Sheets / Excel, ClickUp (nebo podobný nástroj) a Slack,
- profesionální komunikace česky/slovensky a pracovní angličtina.
Bonusové body za:
- zkušenost s office managementem v menší nebo středně velké firmě,
- zkušenost z agentury, média, startupu nebo rychle rostoucí firmy,
- zkušenost s HR administrativou, fakturací nebo finance operations,
- zkušenost s organizací interních eventů a vyjednáváním s dodavateli,
- dobrý cit pro prostor, design a vizuální detail,
- schopnost nastavovat jednoduché procesy.
Co ti nabízíme?
- Velkou míru ownershipu a autonomie. Chceme partnera pro Country Heada a další klíčové lidi v CZ.
- Značku s reálným kulturním dosahem. Refresher už má publikum, pozici a hlas. Tvým úkolem bude posunout je dál.
- Možnost něco skutečně změnit. Marketingový setup v Česku teprve stavíme, nepřicházíš udržovat deset let starý systém.
- Prostor experimentovat. Když umíš vysvětlit, proč něco dává smysl, a víš, jak vyhodnotit výsledek, rádi to zkusíme.
- AI a technologie jako normální součást práce. Ne jako buzzword.
- Prostor roli časem zvětšit. Pokud marketing poroste a vznikne pod tebou tým, přirozenou cestou může být Head of Marketing / Brand CZ.
- Flexibilní pracovní prostředí a možnost kombinovat office s home office,
- Pet-friendly office na Praze 7,
- Přístup na kulturní a partnerské akce,
- Předplatné Refresher Club,
- Benefity a slevy u našich partnerů (Footshop, FURIOSA),
- Podporu vzdělávání a profesního rozvoje.
Jak bude probíhat výběrové řízení?
Nechceme po tobě několikahodinové zadání ještě předtím, než se navzájem poznáme.
- Prescreen s People týmem: krátké vzájemné poznání, zkušenosti, motivace a základní fit.
- Rozhovor o zkušenostech a způsobu práce: budeme se bavit hlavně o konkrétních situacích, které jsi řešil*a, jak sis organizoval*a práci a co jsi skutečně vlastnil*a.
- Praktický case: až pokud si budeme dávat smysl, dostaneš krátké zadání zaměřené na prioritizaci, organizaci a řešení reálných provozních situací.
- Finální setkání / vibe check: vzájemná očekávání, způsob spolupráce a poslední otevřené otázky.
Místo práce
Praha, full-time. Převážně práce z office, tahle role jednoduše potřebuje být fyzicky tam, kde se věci dějí. Reportovat budeš Patriku Feňušovi, Country Headovi CZ.
Odměna
Tvoje odměna bude nastavena od 45 000 Kč měsíčně podle zkušeností a seniority. Konkrétní formu spolupráce doladíme společně.
Od kdy tě potřebujeme?
Dle dohody.
Zaujala tě tato nabídka a chtěl*a bys u nás pracovat?
- ŽIVOTOPIS: Přilož CV nebo odkaz na LinkedIn.
- MOTIVACE: Proč tě zajímá právě Refresher a role Office Managera*ky?
- OWNERSHIP: Za jakou agendu nebo proces jsi ve své dosavadní práci měl*a největší ownership? Co přesně bylo na tobě?
- ŘEŠENÍ BEZ NÁVODU: Popiš nám jednu situaci, kdy jsi dostal*a problém bez jasného návodu a musel*a sis řešení najít sám*sama.
- NĚCO NAVÍC: Pokud máš pocit, že nám něco dalšího pomůže pochopit, jak přemýšlíš a pracuješ, pošli to taky.
Nezajímá nás jen to, co máš napsané v CV. Zajímá nás hlavně, jestli ti můžeme něco svěřit a vědět, že se to opravdu stane.
Tykej, komunikuj maximálně upřímně a otevřeně. Chceš místo části odpovědí natočit video? Nahraj ho na YouTube nebo jinou platformu, kde bude pro nás volně dostupné (stačí i neveřejné video s odkazem), a odkaz přidej do PDF.
Výběrové řízení je otevřeno až do odvolání. Těšíme se na tebe!
