Papírování a osobní podepisování smluv je minulostí.
Neustálé papírování a osobní podepisování smluvních dokumentů je noční můrou realitních makléřů. Makléř se musí s klientem sejít a vyřešit plno dokumentů, ale co když klient zrovna nemůže na osobní setkání? Nebo je z lokality 400 km od působnosti makléře? Co v případě, kdy se na podepsání určitých dokumentů spěchá a rozhodují minuty? V těchto případech může osobní přítomnost smluvních stran nahradit podepsání vzdálené pomocí digitálních, (či elektronických) podpisů. Cíl je tedy jasný – ulehčit všem stranám práci a čas při zdlouhavých procesech v realitním obchodování prostřednictvím generování a podepisování smluv digitálně.
Ušetříš čas sobě i klientům
V posledních letech již několik společností přišlo na trh s dlouho očekávanou novinkou: podepisování smluv digitálně. Firem, které se digitálními podpisy v ČR zabývají, jsou ale více jak dvě desítky. Těmto firmám se podařilo přesvědčit své klienty, zahodit veškeré papírování stranou a podepsat si smluvní dokumentace přímo na svém telefonu či PC v pohodlí své kanceláře nebo přímo na cestách přes e-mail. Ne vždy je nutné se scházet osobně, vzdálené podepisování z pohodlí domova je čím dál tím oblíbenější, a hlavně rychlejší záležitostí. Tyto zmíněné společnosti se ale nespecializují na konkrétní segment zákazníků, jsou vlastně pro všechny. Smlouvy se do systému nahrají a lze podepsat skoro jakýkoli dokument. Je nutné také podotknout, že v českých končinách na kouzlo digitálních podpisů teprve přicházíme a ne každý této moderní technologii věří.
Nástroj pouze pro realitní kanceláře? Ano, existuje
Oborů, které by mohly podepisovat a podepisují smluvní dokumenty elektronicky, je mnoho. Mezi ty, kde se to ale přímo očekává, je práce realitních makléřů a kanceláří. Realitní makléř musí totiž při své práci podepsat opravdovou kupu dokumentů, či více právně závazných. No posuď sám: Zprostředkovatelskou smlouvu, AML formulář, rezervační smlouvu, kupní smlouvu, předávací protokol a protokoly o prohlídce. To jsou jen základní dokumenty, které na makléře při úspěšné realizaci obchodního případu čekají a nejsou zdaleka vypsané všechny.
Jsme rádi, že nové sofistikované nástroje jen pro makléře na českém trhu vznikají. Jedním z nich je například oblíbený software pro realitní kanceláře Poski REAL. Tento realitní software poskytuje plno pomůcek, které realitní makléř musí mít. Z hlediska podepisování smluvních dokumentů, je to například možnost vložit již vytvořenou smlouvu pro následné digitální podepsání nebo si smluvní dokument jednoduše ze softwaru vygenerovat pro další pracovní potřeby makléře z už jednou uložených dat.
A jak to celé funguje?
- Makléř nebo majitel realitní kanceláře si do systému nahraje vzorové smlouvy pro následné systémové doplnění.
- Po výběru daného vzoru se smlouva doplní a následně vygeneruje z dat, která realitní software už má vyplněná. Například pro potřeby inzerce na realitních serverech.
- Takto připravené smlouvy je možné následně podepsat. Osobně, klasicky, papírově nebo digitálně. Samotný digitální podpis provedeš myší či prstem na telefonu.
- Po dokončení podpisu smlouvy uložíš vše do softwaru, vytiskneš pro případnou písemnou archivaci a rovnou pošleš e-mailem k podepsání klientovi.
U digitálních smluv se nemusíš bát, že se podepíšeš škaredě či špatně, podpis totiž můžeš napsat znovu opakovaně. U papíru se tato korekce dělá hůře. V pouhých čtyřech krocích tak ušetříš svůj čas, který můžeš dále věnovat probíhajícímu obchodu. Samozřejmostí u těchto podpisů je opatření smluvního dokumentu digitálním certifikátem a ověření podepisujícího klienta autorizační SMSkou. Takto podepsané dokumenty tedy plně odpovídají české legislativě a jsou platné.
A jaké jsou náklady na celý proces podepsání smlouvy? Velice malé, pokud pomineme akční nabídky jednotlivých společností. Za podepsání jednoho dokumentu se cena pohybuje v rozmezí 20 až 40 Kč. Tedy pokud připočteme čas osobního setkání, dopravu na místo a další náklady při osobním podepisování smluvních dokumentů, jedná se v případě digitálního podepisování o velice malé náklady.
Proč tedy podepisovat smlouvy elektronicky?
Pojďme si udělat menší rekapitulaci, proč podepisovat smlouvy elektronicky pro co nejsnadnější argumentaci a pochopení:
- Moderní cesta podepisování smluvní dokumentace na realitním trhu,
- minimalizace svých nákladů a času na podepsání smlouvy,
- není nutná osobní přítomnost podepisujících stran,
- okamžitá archivace smluvních dokumentů v realitním softwaru pro dohledání třeba za 5 let,
- jednoduché zaslání smluvní dokumentace na e-maily podepisujících stran,
- zrychlení komunikace při odladění smlouvy,
- zjednodušení a urychlení práce tobě, tvým kolegům a klientům.
Samozřejmě pokud tě napadne otázka: Dá se přes realitní software závazně podepsat digitálně úplně vše? Bohužel nedá. Naše doporučení stále zní, že ten nejklíčovější dokument a tím je kupní smlouva, by se měl řešit osobními podpisy zúčastněných, a to z různých důvodů. Základní smlouvy, jako je například zprostředkovatelská nebo rezervační, jsou ale pro digitální podpisy úplně ideálními adepty na podepisování digitálně.
Realitní software = kompletní výbava pro úspěšné makléře
Tento software slouží jako pomůcka při práci nejen makléřům, ale také majitelům realitních kanceláří pro vyhodnocování výkonu firmy. Každý makléř by měl mít přehled a systém ve své práci, o což se tento software postará. Se svým velice pestrým obsahem nástrojů včetně napojení na Google, Youtube nebo cenové mapy, umožňuje také tvorbu webů makléřů a nemovitostí. Jelikož v realitním světě není čas ztrácet čas, web makléře nebo web nemovitosti si uživatel může vytvořit přímo v Poski REALu, a to zcela sám na pár kliknutí. Exporty na více jak 40 realitních inzertních serverů, klientská zóna pro klienty RK, či podrobné statistiky výkonu firmy jsou samozřejmostí. Realitní software má ale desítky dalších pomůcek pro realitní makléře.
Realitní software dnes využívá již přes 4 000 realitních makléřů v celé ČR a má v plánu stále růst. Jelikož svět IT má nekonečné množství možností, jak věci stále vylepšovat, Poski REAL také nekončí se svým vývojem a do budoucna chystá do světa realit mnoho dalších novinek. Vstoupit do světa digitálního podepisování ale musíš především chtít ty sám.
