Začínáš podnikat a z pomyšlení na papírování ti jde hlava kolem? Nedělej si starosti – když jde o faktury, díky online fakturačním programům je snadno vystavíš na pár kliknutí.
Rozhodně nic nemusíš přepisovat ručně nebo se trápit s úpravou šablon v Excelu. Stačí mít připojení k internetu a můžeš fakturovat klidně z tramvaje nebo ze školy.
Co je faktura a proč se jí nevyhneš
Faktura je účet za to, co děláš – ať už je to grafika, střih videí nebo třeba doučování. V praxi se setkáš se dvěma základními typy: vydané a přijaté faktury.
Vydané faktury posíláš svým klientům a čekáš na jejich proplacení. Přijaté naopak chodí tobě jako doklad od dodavatelů, kteří ti například odesílají zboží a očekávají proplacení od tebe.
Faktur může být více druhů, svým klientům můžeš vystavit třeba:
- Klasickou fakturu – tu posíláš klientovi, když máš vše hotovo, například jsi pro něj sestříhal*a video. Klient ti ji musí zaplatit do data splatnosti.
- Zálohovou fakturu – využiješ, když potřebuješ část peněz zaplatit dopředu. Třeba ve chvíli, kdy nakupuješ látku na střih šatů a potřebuješ proplatit materiál, než se do zakázky pustíš.
- Proforma fakturu – slouží jako výzva k platbě celé částky předem. Hodí se třeba při pořádání workshopů, kde potřebuješ mít zaplaceno ještě před akcí.
- Vyúčtovací fakturu – vystavuje se po zálohové nebo proforma faktuře. Tohle už je oficiální účetní (a u plátců DPH i daňový) doklad.
Faktura na pár kliknutí
Až budeš vystavovat svou první fakturu, zkus na to použít systémy, které většinu rutinní práce odmakají za tebe. Online fakturační nástroje už dnes většinu základních kroků automatizují.
Stačí například zadat IČ klienta a systém sám doplní fakturační údaje z veřejných registrů nebo načte položky z ceníku. Ty nemusíš nic přepisovat ani kontrolovat – nebo dokonce hlídat, co všechno má faktura obsahovat dle platné legislativy. Nástroj to pohlídá za tebe.
Díky moderním nástrojům můžeš navíc fakturovat odkudkoliv. Stačí ti internet a pár kliknutí – fakturu vystavíš třeba z mobilu při cestách vlakem. Všechna data máš bezpečně uložená v cloudu, takže nemusíš nic zálohovat ani hledat po složkách.
Obstará komunikaci s klienty i přípravu podkladů pro účetní
Moderní fakturační programy nevyužiješ jen k fakturaci samotné, ale můžeš je také propojit s dalšími programy a usnadnit si tak podnikání hned na několika frontách.
Po napojení na internetové bankovnictví budeš mít přehled, kdo už ti fakturu zaplatil a kdo ne. Systém za tebe klienty automaticky upozorní, když se s platbou opozdí. Nebo poděkuje za včasnou platbu — je jen na tobě, jaká pravidla nastavíš.
Pokud provozuješ e-shop, fakturační systém ti může generovat faktury automaticky, jakmile dojde objednávka.
Faktura, která ti neudělá ostudu
Fakturační programy za tebe také pořeší vizuální stránku dokladů – nemusíš být grafik*grafička, aby tvoje faktura vypadala profesionálně.
V online programu si snadno přizpůsobíš barvu šablony, přidáš logo, razítko a klidně i QR kód pro zaplacení, ať to mají tví klienti co nejjednodušší. Budeš mít jistotu, že faktura vypadá skvěle – stejně jako třeba autorka dětských knížek Klára Smolíková, která si oblíbila fakturační program iDoklad.
„Knihovna ode mě koupí knížky a já jí okamžitě vystavím fakturu, která je bez chyb a vypadá reprezentativně. Dokonce jsem slyšela, že mám ve svém oboru nejhezčí faktury,“ říká Klára.
Vyzkoušej to nanečisto
K vystavení faktury online nepotřebuješ hned platit pravidelné předplatné. Třeba v iDokladu využiješ všechny základní funkce i v bezplatné verzi, která ti vystačí do 5 klientů. Ověř si nanečisto, jestli ti program podnikání opravdu usnadní.
A pokud se ti podnikání rozroste, přejdeš snadno kdykoliv na placenou verzi – vyjde tě na necelou dvoustovku měsíčně, tedy zhruba jako jedno meníčko v restauraci.
